Das Auswahlverfahren für ein DOC-team-Stipendium der Österreichischen Akademie der Wissenschaften dauert ca. 6-7 Monate.
Die Anträge der Gruppen, die im Rahmen der Vorauswahl in die Shortlist aufgenommen werden, werden von internationalen Expertinnen und Experten begutachtet. Für jeden Antrag werden mindestens drei Gutachten eingeholt. Die Teams, die überwiegend positive Gutachten erhalten, werden gemeinsam mit ihren Dissertationsbetreuer:innen zum Hearing im Rahmen der Vergabesitzung eingeladen.
Nach Beendigung des Bewertungsverfahrens werden die Gutachten in anonymisierter Form an die Antragsteller:innen weitergeleitet.
Der Rechtsweg ist ausgeschlossen.
Auswahlprozess
Die Anträge werden jeweils zwei Mitgliedern des Vergabekomitees zugeordnet. Bei der Zuteilung spielt das Forschungsgebiet eine entscheidende Rolle, es wird jedoch auch streng auf mögliche Befangenheitsgründe geachtet.
Vorauswahl
In der Auswahlsitzung entscheidet das Vergabekomitee, welche Anträge extern begutachtet werden. Gelangt das Gremium zur Ansicht, dass ein Antrag nicht den Kriterien des Förderprogramms entspricht, wird dieser abgelehnt.
Nach der Auswahlsitzung erhalten die Antragsteller:innen eine schriftliche Begründung für die Ablehnung des Antrags bzw. die Information, dass der Antrag international begutachtet wird.
Für die Anträge, die extern begutachtet werden, schlagen die Komiteemitglieder geeignet erscheinende Gutachter:innen vor, die im Ausland tätig sind. Bei der Auswahl wird streng auf Befangenheitsgründe bzw. mögliche Interessenskonflikte geachtet.
Es gibt keinen fixen Pool an Gutachter:innen; für jeden Antrag werden Expert:innen gesucht, die die Beurteilung aufgrund ihrer eigenen wissenschaftlichen Erfahrung bzw. Forschungstätigkeit entsprechend den internationalen Standards im jeweiligen Fachgebiet beurteilen können. Diese Gutachter:innen sind ehrenamtlich tätig, d.h. sie erhalten für diese Tätigkeit keine finanzielle Entschädigung.
Antragsteller:innen haben das Recht (z.B. aus Konkurrenzgründen oder wegen eines Schulenstreits), bis zu drei Wissenschaftler:innen ohne Begründung vom Begutachtungsverfahren auszuschließen.
Begutachtungsverfahren
Für jeden Antrag im Rahmen des Programms DOC-team werden mindestens drei Gutachten eingeholt.
Ein Gutachten besteht aus einer schriftlichen Stellungnahme – diese wird an die Antragsteller:innen übermittelt – sowie aus der formalen Bewertung der wissenschaftlichen Qualifikation der Antragsteller:innen und von Teilaspekten des Forschungsprojekts auf einer Skala von 1-10
(1-2 = unzureichend, 9-10 = hervorragend):
1. Bewertung der Antragsteller:innen
2. Bewertung des Gesamtprojekts
3. Aspekte der Projektrealisierung und –organisation
Schließlich werden die Gutachter:innen gebeten, eine zusammenfassende Empfehlung abzugeben, ob der Antrag uneingeschränkt förderungswürdig sei, nach Überarbeitung wieder eingereicht werden oder abgelehnt werden solle.
Falls die schriftliche Stellungnahme nicht aussagekräftig ist, wird ein weiteres Gutachten eingeholt. Die Gutachter:innen werden gebeten, mögliche Befangenheitsgründe bekannt zu geben. Wenn eine Befangenheit im Nachhinein festgestellt wird, wird das Gutachten nicht gewertet.
Bei der Wiedereinreichung eines überarbeiteten Antrags wird zumindest eine:r der vorherigen Gutachter:innen nochmals um eine Beurteilung gebeten, jedenfalls aber auch mindestens ein neues Gutachten eingeholt. Voraussetzung für die Wiedereinreichung ist die Kennzeichnung des Antrags als Zweitbewerbung und ein Begleitschreiben, in welchem die Projektfortschritte seit der Ersteinreichung und die Änderungen, die auf Basis der Kritik oder der Anregungen im Gutachten vorgenommen wurden, dargelegt werden.
Vergabesitzung
Die Entscheidung über die Auswahl der Stipendiat:innen erfolgt in der Vergabesitzung, die im März/April stattfindet.
Die Komiteemitglieder entscheiden auf Basis der Gutachten, welche Gruppen (gemeinsam mit ihren Dissertationsbetreuer:innen) zum Hearing im Rahmen der Vergabesitzung eingeladen werden. Neben der wissenschaftlichen Dignität wird dabei die Abstimmung der einzelnen Teammitglieder im Rahmen des Gesamtprojektes beurteilt. Die Zuerkennung der Stipendien wird dann nach einer vergleichenden Diskussion auf Basis der Gutachten und den Präsentationen im Hearing beschlossen.
Die Entscheidung über die Vergabe der Stipendien wird vom gesamten Komitee getroffen.
Werden Anträge von Personen behandelt, zu denen einzelne Komiteemitglieder ein berufliches oder privates Naheverhältnis haben, nehmen diese Komiteemitglieder am Entscheidungsprozess nicht teil.
Information an Antragsteller:innen
Nach der Vergabesitzung werden die schriftlichen Stellungnahmen der Gutachter:innen in anonymisierter Form an die Antragsteller:innen weitergeleitet.
Ablehnungsbegründungen, insbesondere wenn die Ablehnung trotz positiver Beurteilung aufgrund der budgetären Situation erfolgt, werden vom Komitee formuliert und den Antragsteller:innen mitgeteilt.