APART-GSK

Unterlagen nach Erhalt eines Stipendiums


Richtlinien zur rechtlichen Abwicklung der Stipendienprogramme APART-GSK 


 Formulare für die Berichtlegung

Hinweise zur Berichtlegung finden Sie hier.


Informationen und Formulare zur Abrechnung der Reise, Material und Sachkosten

REISEKOSTEN

Rechnungslegung (Jahres- und Endabrechnung)

Neue Selbstständige:

  • Kosten-Aufstellung mit genauer Angabe von Datum/Beschreibung der Ausgabe und Betrag (in jeweiliger Währung); unterzeichnet vom Stipendiaten/von der Stipendiatin und geprüft auf sachlich inhaltliche und rechnerische Richtigkeit
  • Original-Rechnungen
  • Original-Zahlungsbestätigungen

Finanziert werden:

  • Flugkosten (Buchungsbestätigung und Bordkanten aufbewahren)
  • Bus- und Bahnfahrten (Tickets aufbewahren)
  • Tagungs- und Konferenzgebühren
  • Hotelrechnungen (bis 120 Euro/Nacht)
  • Bei Fahrten mit dem PKW werden die analogen Kosten der Bahnfahrt 2. Klasse akzeptiert (bitte einen Auszug von der Homepage der ÖBB beilegen)
  • Taxirechnungen werden nur in begründeten Fällen bewilligt (z.B. schweres Gepäck)

Nicht finanziert werden:

  • Tagessätze
  • Geschäftsessen
  • Selbst organisierte Workshops/Einladungen bzw. Reisekosten von Gastrednern

Angestellte:

Universitätsangestellte und Angestellte von außeruniversitären Einrichtungen verrechnen Reisekosten mit der jeweiligen Forschungsstätte auf Grundlage der dort geltenden kollektivvertraglichen Bestimmungen.

  • Reisekosten werden in der SAP-Einzelpostenliste erfasst und nach Beendigung des Stipendiums an die Abteilung Stipendien&Preise per Email übermittelt. Darin enthalten sind:
  • Kopie von Rechnungen über 5000 Euro
  • Kopien der Werkverträge und Honorarnoten

MATERIALKOSTEN

Rechnungslegung (Jahres- und Endabrechnung)

Neue Selbstständige:

  • Kosten-Aufstellung mit genauer Angabe von Datum/Beschreibung der Ausgabe und Betrag (in jeweiliger Währung); unterzeichnet vom Stipendiaten/von der Stipendiatin und geprüft auf sachlich inhaltliche und rechnerische Richtigkeit

Finanziert werden:

  • Verbrauchsmaterialien
  • Bücher
  • EDV-Zubehör und Kleingeräte (bis 400,- Euro)
  • Notebook/Laptop (bis 3.000,- Euro)

Nicht finanziert werden:

  • Smartphones
  • Porti, Telefon und/oder Internetrechnungen

Angestellte:

Universitätsangestellte und Angestellte von außeruniversitären Einrichtungen verrechnen Materialkosten mit der jeweiligen Forschungsstätte auf Grundlage der dort geltenden kollektivvertraglichen Bestimmungen.


SACHKOSTEN

Rechnungslegung (Jahres- und Endabrechnung)

Neue Selbstständige:

  • Kosten-Aufstellung mit genauer Angabe von Datum/Beschreibung der Ausgabe und Betrag (in jeweiliger Währung); unterzeichnet vom Stipendiaten/von der Stipendiatin und geprüft auf sachlich inhaltliche und rechnerische Richtigkeit

Finanziert werden:

  • Werkverträge/Honorarnoten
  • Kosten für Open Access-Veröffentlichung
  • Kosten für die externe Durchführung projektspezifischer Arbeiten (z. B. extern zu vergebende Analysen, Befragungen, Übersetzungen, etc.)
  • Kosten für projektspezifisch erforderliche Software
  • Kosten für Coaching- und Personalentwicklungsmaßnahmen

Angestellte:

Universitätsangestellte und Angestellte von außeruniversitären Einrichtungen verrechnen Sonstige Kosten mit der jeweiligen Forschungsstätte auf Grundlage der dort geltenden kollektivvertraglichen Bestimmungen.